平成○○年○○月○○日
                               株式会社 ○○○○
新年懇親会について
 謹啓 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
 この度は、「新年懇親会」にご招待いただき誠に有難うございました。是非とも参加させていただきたく日程調整いたしましたが、誠に残念ながら会長、社長ともに当日国外にて講演を行う予定があり、如何ともし難いという結論を得ました。諸事情ご察しの上、お許しいただければ幸いです。
 なお、代理出席をお許しいただけますようであれば、人選を進めさせていただきますことをお知らせ申し上げます。
 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
                                    謹白